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안녕하세요.
오늘은 방문학생을 준비하는 과정에서 알아두면 좋을 이메일 및 Motivation Letter 양식을 알려드리겠습니다.
이메일과 Motivation Letter이 동일한 양식이기 때문에 읽기 편하게 한 게시물로 올리게 되었습니다.
두 가지 모두 기본적인 양식만 잘 지킨다면 큰 어려움이 없습니다.
독일에서는 이메일 연락이 주를 이루는 만큼, 한 번 알아두면 유용하니 꼭 읽어보세요!
독일인에게 이메일 및 편지를 작성할 때 주의할 점
1. 제목에 목적을 분명하게 드러내기
전체적인 양식을 알기 전, 주의할 점을 알려드리겠습니다.
먼저, 이메일 제목에는 자신의 목적을 분명하게 드러내는 것이 좋습니다.
추천서 문의, 학습과정 질문, 방문학생 문의, 기숙사 계약 확인 등 본인의 목적은 각자 다를 것입니다. 하루에도 100통 이상의 메일이 오고 가는 만큼, 독일인들은 제목에서 이 이메일을 읽을지 말지 결정한다고 합니다.
이메일 목적을 제목에 먼저 넣어두면, 좀 더 빠르게 읽을 확률이 높아지겠죠?
제목에 목적을 짧고 간략하게 적고, 본인을 분명하게 구별할 수 있는 학생 번호를 써도 좋습니다.
2. 인사말부터 본문 작성까지
독일의 격식있는 이메일 및 편지 양식은 다른 나라와 조금 다릅니다. 특히 독일은 형식적인 부분을 중요시하기 때문에 편지 시작과 끝 형식을 잘 맞춰주는 것이 중요합니다.
안면이 있는 친근한 사이라면 Guten Tag, Frau/Herr, Liebe Frau/Lieber Herr 등 간략한 표현을 사용할 수 있지만, 공식적인 업무 메일에서는 좀 더 격식을 차려야 합니다. 일면식도 없는데 Lieber / liebe, Hallo ~라고 쓰는 일은 없길 바랍니다. 중요한 것은 업무 메일에선 어떤 인사든 이름 대신 성을 작성해야 한다는 점입니다.
성별을 알 경우, 모를 경우, 학위 유무에 따라 인사말이 달라지니 주의해주세요.
✒️ Sehr geehrter Herr OO,
상대방의 이름을 알고 있고, 상대방의 성별이 남성인 경우
✒️ Sehr geehrte Frau OO,
상대방의 이름을 알고 있고, 상대방의 성별이 여성인 경우
✒️ Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr OO,
상대방의 이름을 알고 있고 성별을 모를 경우
✒️ Sehr geehrte Damen und Herren,
상대방의 이름을 모를 경우
✒️ Sehr geehrte Gesprächspartner,
어떤 부서의 담당자에게 보낼 경우
✒️ Sehr geehrter Herr Professor OO,
상대방이 남성 교수일 경우
✒️ Sehr geehrte Frau Professorin OO,
상대방이 여성 교수일 경우
✒️ Sehr geehrte Herr Dr. OO,
상대방이 남성이고 박사 학위가 있을 경우
✒️ Sehr geehrte Frau Dr. OO,
상대방이 여성이고 박사 학위가 있을 경우
교수를 뜻하는 Professor/in은 Prof.로 축약할 수 있지만, 해당 축약어를 싫어하는 분도 종종 있다고 들었습니다. 독일에서는 해당 칭호가 무척 중요하므로, 처음 메일을 정중하게 보낼 시에는 축약어 대신 단어 그대로 쓰는 걸 추천드립니다.
가장 중요한 것은 도입 인사와 상대방의 성을 작성 후 콤마를 찍은 뒤, 본문은 소문자로 시작해야 합니다. 도입 인사와 본문이 형식상 분리되어 있지만 하나의 문장이기 때문입니다.
이후 본문은 서론, 본론, 결론 형식에 맞추어서 간결하고 체계적으로 작성해야 합니다. 필요하다면 밑줄, 볼드처리, 띄어쓰기, 줄 바꿈 등의 기능을 활용하여 강조할 부분을 드러내주세요. 첨부파일이 있다면 해당 파일을 확인해 달라는 문장을 덧붙여도 좋습니다.
3. 마지막 인사말까지!
들어가는 인사말만큼 마지막 인사말도 중요한 부분입니다.
마무리 인사
✅ Ich bedanke mich bei Ihnen im Voraus.
미리 감사드립니다.
✅ Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.
곧 당신의 연락을 기다리겠습니다.
✅ Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
자세한 정보가 필요하시면 언제든지 연락 주세요.
맺음말
✅ Mit freundlichen Grüßen,
영어로 ‘with kind regards’ 와 동일하며, 보편적으로 사용되는 맺음말 문구 중 하나입니다.
✅ Mit besten Grüßen,
영어로 ‘best regards’ 와 동일한 의미입니다.
✅ Mit herzlichen Grüßen,
영어로 ‘with best wishes’와 동일한 의미입니다.
맺음말을 작성 후에는 본인의 풀네임을 적어주시면 됩니다.
위에서 알려드린 표현 외에도 Liebe Grüße, Viele Grüße, Herzliche Grüße, Beste Grüße (뒤에 성 없이 이름만 적음) 등이 있지만, 상대적으로 캐주얼한 표현이니 공식적인 이메일에서는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 또한, 표현별로 앞글자를 따서 축약어를 사용하는 것도 지양 바랍니다.
이메일 양식
방문학생을 준비하시는 분들은 대체적으로 국제처나 교수님께 이메일을 작성하게 됩니다.
아래 제가 추천서 요청을 위해 자주 사용했던 양식을 공유해 드립니다.
Könnten Sie meinen akademischen Supervisor an der Universität of OOOOOOO sein, um Freemover zu bewerben?
(OOO 대학교에서 제 지도 교수가 되어주시겠어요?)
Sehr Frau/Herr geehrter Professor OO,
mein Name ist OOO, ich studiere momentan im O Semester, (주전공), (복수전공), an der (학교 이름) University in Seoul, Südkorea.
(저는 대한민국의 OO 대학교에서 OO , OO을 7학기 째 공부하고 있는 OOO입니다.)
Ich schreibe Ihnen, um Sie um ein Empfehlungsschreiben für meine Bewerbung für das Free-Mover-Programm zu bitten.
(저는 프리무버 프로그램 지원을 위한 추천서를 요청하기 위해 이 편지를 씁니다.)
Ich habe großes Interesse daran, im kommenden Wintersemester 2024/2025 und Sommersemester 2025 im Rahmen des Free-Mover-Programms an der Universität OOO zu studieren. Dieses Programm bietet eine wertvolle Gelegenheit, meine akademischen Kenntnisse und internationalen Erfahrungen zu erweitern.
(저는 프리무버 프로그램의 일환으로 다가오는 2024/2025년 겨울 학기와 2025년 여름 학기에 OOO대학교에서 공부하고 싶습니다.)
Ihre Unterstützung in Form eines Empfehlungsschreibens würde mir sehr dabei helfen, meine Bewerbung erfolgreich einzureichen. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir diese wichtige Hilfe gewähren könnten.
(이 프로그램은 저의 학문적 지식과 국제적 경험을 넓힐 수 있는 소중한 기회를 제공할 것입니다.)
(상황에 따라 진로, 전공에 대한 방향성 및 학업에 대한 열정을 작성함)
In meiner E-Mail füge ich mein Highschool-Diplom, Abschriften, Empfehlungsschreiben und Abschlusszeugnisse bei. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen oder mir einen geeigneten Professorenkollegen empfehlen könnten.
(이메일에 고등학교 졸업장, 성적증명서, 편지, 성적증명서를 첨부했습니다. 추천서를 작성해 주시거나 적합한 교수 동료를 추천해 주시면 대단히 감사하겠습니다.)
Vielen Dank,
Mit herzlichenGrüßen (감사 및 끝인사)
OOO (이름)
우선 첫 줄에는 제 본전공과 복수전공, 학교, 4-1 기준 수강한 학기수를 작성했습니다.
자세한 내용은 Motivation Letter과 CV에 작성을 했기 때문에, 이메일에는 간략한 목적만 드러내려 했습니다. 다만, 지원하는 학과가 저의 전공과 크게 다를 때는 전공 적합성과 진로에 대해 간략한 설명과 함께 학업에 대한 포부를 적었습니다.
마지막에는 첨부파일이 있음을 명시하며 끝인사로 마무리했습니다.
국제처에 문의를 할 때는 해당 이메일보다 간단한 용건만 적어 보내는 걸 추천드립니다.
위의 양식은 참고로만 사용하시길 바라며, 번역기나 Chat GPT 등을 활용해 본인만의 적절한 이메일 양식을 하나 만들어두시는 걸 추천드립니다.
아래 제가 선호하는 번역 사이트를 첨부합니다.
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Motivation Letter
Motivatoin letter 작성법과 양식에는 다양한 방법이 있으며, 각자 강조해서 적고 싶은 내용은 사람마다 상이합니다. 독일 방문학생에 맞춰진 만큼 제 글은 참고만 하시되, 다른 분들의 글도 읽어보시고 작성하시는 걸 추천드립니다.
Motivation Letter은 정형화되지 않은 만큼 샘플도 많고, 양식에 대한 큰 기준이 정해져 있지 않습니다. 물론, 학교에서 양식을 제시할 경우에는 해당 가이드라인에 맞춰서 쓰는 게 맞지만, 대부분의 독일 대학교에서는 양식을 제시하고 있지 않았습니다. 사람마다 본인의 경력, 전공 적합성, 진로 방향성 등 강조하고 싶은 부분도 상이한 만큼 어떤 내용을 적어야 할지 막막할 수 있겠지만, 본문 내용을 제외한다면 위에서 알려드린 이메일과 크게 다르지 않습니다. 앞선 게시물에서 말씀드린 CV를 이메일 양식에 풀어쓴다고 생각하시면 됩니다.
서론
✅ 인사말
✅ 자기소개
✅ 이 분야를 선택한 이유
본론 1
✅ 이 대학교를 선택한 이유
✅ 한국에서 배운 전공 지식 or 본인의 특기
✅ 관련 경력 (동아리, 학회, 아르바이트, 인턴 etc.)
본론 2
✅ 공부를 하면서 얻고 싶은 점
✅ 방문학생 제도를 통해 기대하는 점
✅ 귀국 or 졸업 후 진로 계획
결론
✅ 해당 학교에서 공부하고 싶다는 포부
✅ 마무리
위에 있는 내용을 모두 작성할 필요는 없습니다. 저는 처음에 Motivation Letter을 작성했을 때 너무 길어져서 줄이느라 고생했는데, 너무 욕심내지 말고 본인을 어필할 수 있는 부분만 골라서 작성하시면 될 것 같습니다. 앞서 말씀드렸던 것처럼 Motivation Letter 또한 너무 길지 않게 1페이지로 정리하시는 걸 추천드립니다.
유용한 사이트
1. Gmail용 메일 추적 및 편지 병합
지메일은 네이버 메일과 다르게 상대방이 메일을 읽었는지 확인할 수가 없습니다. 저는 그래서 아래 확장 프로그램을 활용해 메일 수신 여부를 확인했습니다. 해당 확장프로그램은 상대가 메일을 확인 여부를 알 수 있으며, 템플릿 기능을 제공해 같은 내용을 여러 명에게 보낼 때 유용했습니다.
물론 본인이 확장 프로그램이 없는 페이지나 모바일로 이메일을 보냈다면 트래킹이 되지 않으니 주의하세요!
또한, 상대 이메일 주소에 따라서 트래킹이 되지 않는 경우도 종종 있다고 합니다.
2. 비즈니스 독일어 이메일 표현 모음
편지, 이메일, 송장 등 해외 생활을 하면서 유용한 비즈니스 표현들이 모아져 있는 사이트입니다.
독일어뿐만 아니라 여러 언어 카테고리를 살펴볼 수 있으니 헷갈리는 표현들은 이곳을 참고하면 좋겠습니다.
지켜야 할 것들이 많아 보이지만 큰 틀만 지킨다면 크게 어렵지 않습니다.
특히 요즘은 Chat GPT나 번역기도 우수하기 때문에 적극 이용하면 좋을 것입니다.
이메일이나 Motivation Letter에 쓰고 싶은 말이 많을 수 있겠지만,
독일인들은 너무 거창한 글보다도 간결하면서 목적이 분명한 글을 선호한다고 합니다.
뭐든 너무 과하지 않게 한 페이지 내로 정리하는 걸 추천드리며,
제 글이 많은 분들께 도움이 되셨으면 좋겠습니다.
메일 양식은 자유롭게 사용하거나 변형하셔도 상관없습니다.
감사합니다.
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